4 Problemas de logística en las fábricas y cómo solucionarlos

Hemos tenido la fortuna de trabajar con varias de las empresas más grandes de Colombia durante estos 10 años, como Tecnoquímicas, Colombina, Harinera del Valle y Carvajal entre otras, acompañándolas en un proceso de mejoramiento que continúa actualmente.

Durante este tiempo hemos evidenciado situaciones que frenaban en algún punto la producción y que, gracias al análisis de datos precisos, se han convertido en oportunidades de mejora que han incrementado la capacidad de manufactura entre un 12% – 14% cada año (un 12% de mejora en una empresa que produce 10.000 millones al año, se traduce en un aumento de 1.200 millones en producción).

Haciendo un análisis del motivo que más ocasiona una pérdida de productividad, encontramos que “Fallas en la Logística Interna”es la que más se repite. Se presenta en 73% de las 31 empresas examinadas. Sus principales motivos son:

• Demora en alistamientos
• Falta de planeación
• Mala calidad de la materia prima
• Falta de materia prima

Como varias de estas empresas no habían iniciado el proceso de captura automática, estos motivos estuvieron ocultos hasta que se implementó un software donde se pudo evidenciar el impacto real de estas paradas y se implementaron estrategias que permitieron el crecimiento que mencionamos anteriormente. A continuación explicaremos en qué consisten estas fallas y cómo solucionarlas.

1. Demora en alistamientos:Las fallas durante el proceso de alistamiento suceden cuando faltan los elementos necesarios para comenzar la producción o no están dispuestos de la manera óptima y genera retrasos.

Solución: Dividir los alistamientos por tipos, ya que algunos productos necesitan más tiempo y operaciones que otros (unos necesitan cambio completo de materia prima y otros solo cambio de presentación) Luego de identificarlos y codificarlos adecuadamente, el siguiente paso es hacer un Pareto de Paradas, donde se encontrará que el 20% de los motivos son los que ocasionan el 80% de los retrasos dándole visibilidad a cuáles son los problemas que más resultados le darán si son solucionados. (Ver cómo sacar un Pareto de paradas).

Para que estas mejoras sean efectivas, debe utilizar una herramienta de captura automática de información que brinde un dato exacto sobre el tiempo invertido en el alistamiento, ya que si se llevan reportes manuales, los operarios introducirán siempre los mismos (e incorrectos) valores. (Vea un ejemplo en: ¿Cuándo automatizar la captura de datos?)

2. Falta de planeación al producir:Esto sucede cuando hay poca comunicación entre el equipo comercial y el de planta o cuando no hay una planeación que se alinee con los objetivos de ventas. Esto puede ocasionar un desabastecimiento o sobreabastecimiento que genere desperdicio por caducidad (en el caso de empresas de alimentos) y ocupar más espacio del necesario en bodegas. Algunas situaciones que alteran la planeación son imposibles de evitar, como falta de materia prima, prioridades de pedidos (urgentes y de última hora), comportamiento de mercados externos o imprevistos inevitables.

Solución: Conformar un equipo de planeación integradas por distintas áreas y disciplinas que pueda consultar en tiempo real los estados de producción, que tome decisiones basadas en información exacta y puedan responder en tiempo real y reprogramar lo necesario para no generar insatisfacción de clientes o perder negocios importantes. Este es uno de los pasos más importantes para alcanzar una Producción de Clase Mundial. (Ver los 6 pasos para alcanzar la excelencia operacional).

3. Mala calidad de la materia prima:Puede observarse cuando la materia prima genera desperdicios y es necesario reducir la velocidad para mantenerlo lo menos posible (causando una producción lenta). Los problemas que esto generan son: La máquina necesita más tiempo de configuración al arranque, se toma más tiempo en producir la primera unidad buena generando desperdicio de arranque, se desperdicia materia prima y ocasiona que la máquina tenga que trabajar a una velocidad inferior a la óptima, se generan micro paradas por ajustes de materia prima, daños en la misma o remplazos innecesarios.

Solución: Primero deben medirse los tiempos perdidos y desperdicio que esté generando la materia prima de mala calidad, tiempos perdidos como ajustes de máquina, cambios de materia prima, reventado o desalineación de material, entre otros. El desperdicio de producto se debe clasificar por cantidades y conceptos, para identificar si corresponden a mala calidad de materia prima, debe clasificarlos en los 5 casos más comunes (producto mal empacado, suciedad, porosidad, quebraduras, aspecto, etc). Esta información debe ser levantada con precisión y en tiempo real, para evitar que el problema se extienda a lo largo del turno o turnos posteriores. Una vez con esta información se realiza una priorización y allí se pueden tomar medidas para solucionarlas. Como consecuencia de esta información se pueden mirar estos dos aspectos:

1. Cuando hay una cantidad muy grande de pequeñas paradas (menores a 4 minutos), es supremamente importante tener captura automática, pues es muy difícil llevar un control manual de estos tiempos tan pequeños. Un ejemplo de estas pequeñas paradas son que la materia prima se revienta, el material de empaque hace que el producto se derrame. En estos casos hay que ajustar la máquina y acomodar el producto para continuar la producción. En algunas de las empresas estudiadas fue exitoso hacer un piloto con otro proveedor de materia prima con mejores condiciones de calidad y evaluar si las paradas que creímos eran causadas por su calidad, disminuyen en tiempo y frecuencia (y si el costo justifica el cambio). En otros procesos lo que económicamente tuvo éxito fue modificar la máquina y hacer que haga un trato más suave a la materia prima y el producto, sin sacrificar la velocidad del proceso, y así usar la misma materia prima e inclusive usar materiales más económicos con esta mejora en la máquina. (Lea nuestra experiencia con las 6 grandes pérdidas, ver la sección “Calidad” en la industria colombiana)

2. En el caso donde se prioriza el desperdicio por tipo y por pesos, debe hacer un Pareto donde se identifique cuál es el 80% de la problemática del desperdicio (ejemplo: suciedad en el producto), luego debe reunirse con el equipo de trabajo e identificar la causa raíz del problema, para encontrar qué mejorar. Es importante verificar que no sean problemas internos de almacenamiento o transporte. Al final se resume en hacer pilotos con otros proveedores y modificaciones al proceso y ver si realmente hay un impacto y así propagar la solución en toda la planta.

4. Falta de materia prima:Este error se repite tantas veces que se vuelve parte del paisaje, el operario llega a la máquina y no tiene material con el cual comenzar la producción, causando retrasos e incumplimiento en la programación. Los motivos más recurrentes para que esto pase son: Errores de inventario, falta de planeación de materiales, falta de planeación por parte del departamento de compras y que el material no está preparado.

Solución: Cuando estos paros se han medido y se consideran que generan una pérdida de tiempo significativa, recomendamos las siguientes acciones: Hacer inventarios periódicos dependiendo de la frecuencia de este error, Alistar las materias primas separadamente por cada orden de producción planificada, implementar procedimientos de alistamiento en bodega, programar para tener listas las materias primas antes de parar la máquina.

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Las soluciones planteadas pueden ser implementadas manualmente y generarán un impacto visible en su producción, sin embargo, la adopción de un sistema de captura automática de información permitirá que se obtengan resultados más precisos, en menor tiempo y utilizando menos recursos de personal, pero el verdadero valor de estos sistemas es que puede hacer seguimiento de las soluciones planteadas, evaluar el impacto que han tenido y hacerles ajustes en tiempo real.

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